আপনার দল ও মানুষের কাছে হস্তান্তর

AI কখন হস্তান্তর করে

কথোপকথন মানুষের কাছে যায় যখন:

• গ্রাহক নিজে চান ("এজেন্টের সাথে কথা বলব");
• AI-এর কাছে ভিত্তিসহ উত্তর নেই, তাই সে মানুষ ডাকতে চায়;
• আজকের AI-সীমা শেষ — চ্যাট অন্ধকার হয় না, আপনার কাছে আসে; পরদিন সীমা আবার নতুন করে শুরু হয়।

অপেক্ষমাণ গ্রাহককে জানিয়ে দেওয়া হয় যে একজন এজেন্টকে ডাকা হয়েছে, যাতে কেউ নীরবে বসে ভাবতে না থাকেন।

কয়েক মিনিটের মধ্যে কেউ যোগ না দিলে আমরা মালিককে ইমেইল পাঠাই। একটি বার্তায় থাকে আপনার ব্যবসার নাম, সবচেয়ে বেশি সময় ধরে কে অপেক্ষা করছেন এবং আর কতজন অপেক্ষায় আছেন। যত ব্যস্ত দিনই হোক, পনেরো মিনিটে সর্বোচ্চ একবার। গ্রাহকের নাম বা তিনি কী লিখেছেন — কোনোটিই ঐ ইমেইলে যায় না।

একটি সীমা সোজাসুজি বলে রাখি: ইমেইলটি পাঠানো হয় আপনার চ্যাট ব্যবহার হওয়ার সময়। গ্রাহক ট্যাব বন্ধ করে দিলে এবং আপনার ওয়েবসাইটে আর কেউ না এলে, পরের কেউ না আসা পর্যন্ত আমাদের পক্ষে টের পাওয়ার কিছু থাকে না — তাই যে সময়ে গ্রাহক আশা করেন, সেই সময়ে প্যানেলটি খোলা রাখুন।

কথোপকথন ধরা

অপেক্ষমাণ কথোপকথনে অপেক্ষায় ট্যাগ থাকে ও প্যানেলে শব্দ হয়। জয়েন / দায়িত্ব নিন চাপলেই আপনি ভেতরে — পুরো কথোপকথন সামনে, AI যা যা বলেছে তাসহ।

আপনি ভেতরে থাকা অবস্থায় AI সম্পূর্ণ সরে দাঁড়ায়। এক গ্রাহককে দুই কণ্ঠে উত্তর দেওয়া দুটোর যেকোনো একটির চেয়েও খারাপ।

AI-কে ফেরত দেওয়া

AI-কে ফেরত দিন কথোপকথনটি ফিরিয়ে দেয়। বিষয়টি মিটে গেলে এবং পরের প্রশ্ন সাধারণ কিছু হতে পারে — তখন ব্যবহার করুন।

কেবল আপনার দলের চোখে

নোট বোতাম কথোপকথনের ভেতরে আপনার নিজের কর্মীদের জন্য লেখে। গ্রাহক কখনো দেখেন না। "এটির রিফান্ড দেওয়া হয়ে গেছে" বা "নিয়মিত গ্রাহক, একটু ছাড় দিন" — এসবের জন্য।

কথোপকথন শেষ করা

শেষ চিহ্নিত করুন সেটিকে কাজের ইনবক্স থেকে সরিয়ে দেয়। কিছুই হারায় না — শেষ হয়েছে ট্যাবে চলে যায়, আর গ্রাহক আবার লিখলে নিজে থেকেই ফিরে আসে।

শেষ করা আর মোছার পার্থক্য এটাই: শেষ করা মানে গুছিয়ে রাখা, মোছা মানে চিরতরে।

দল যোগ করা

টিম → নতুন এজেন্ট যোগ করুন। তিনটি ভূমিকা:

যাঁর যতটুকু দরকার ততটুকুই ভূমিকা দিন, আর যাঁরা চলে যান তাঁদের অ্যাকাউন্ট বন্ধ করুন — বন্ধ করা অ্যাকাউন্ট পরের রিকোয়েস্টেই কাজ করা থামায়, সেশন শেষ হওয়ার অপেক্ষায় থাকে না।